წარმოიდგინეთ, თქვენი კომპანია არის სახლი. თავიდან ყველაფერი მარტივი და მოწესრიგებულია. ზრდასთან ერთად კი იწყება ნივთების დაგროვება: ახალი წესები, დამატებითი ანგარიშები, მრავალსაფეხურიანი დასტურის პროცედურები. ერთ დღესაც აღმოაჩენთ, რომ სახლი გადატვირთულია, დერეფნებში გასავლელი ადგილი აღარ არის და უბრალო საქმის გაკეთებაც კი დიდ ძალისხმევას მოითხოვს.
თუ ეს სცენა თქვენი ორგანიზაციის ყოველდღიურობას გაგონებთ, დროა, შეისვენოთ და კითხვა დაუსვათ საკუთარ თავს: ის, რაც წლების განმავლობაში გროვდებოდა, დღესაც ისეთივე საჭიროა?
რატომ ვაგროვებთ პროცესებს?
არცერთი პროცესი ბოროტი განზრახვით არ იქმნება. ყველა მათგანი ოდესღაც კონკრეტული პრობლემის გადასაჭრელად დაინერგა. თუმცა, პრობლემა ისაა, რომ ძველ პროცესებს იშვიათად ვემშვიდობებით. შედეგად ვიღებთ:
- გადაწყვეტილებების გაჭიანურება: მარტივი საკითხიც კი იმდენ ბიუროკრატიულ ჯაჭვს გადის, რომ საბოლოოდ კარგავს აქტუალობას.
- დაკარგულ დროს: თანამშრომლები ენერგიას არა ღირებულების შექმნაზე, არამედ რთული პროცედურების ლაბირინთებში სიარულზე ხარჯავენ.
- მოტივაციის ვარდნას: როცა ადამიანები ხედავენ, რომ მათი სამუშაოს დიდი ნაწილი უაზრო ფორმალობებს ეთმობა, კრეატიულობა და ინიციატივა ქრება.
წარმატებული კომპანია ის კი არ არის, ვისაც ყველაზე მეტი წესი აქვს, არამედ ის, ვისი წესებიც ყველაზე ჭკვიანურად მუშაობს.
შექმენით თქვენი ბიზნეს პროცესების ბექლოგი
როგორც Agile მიდგომაში, პირველი ნაბიჯი ყველა დავალების ერთ სიაში, ანუ „ბექლოგში“ თავმოყრაა. ჩამოწერეთ ყველაფერი, რაც თქვენს კომპანიაში პროცესად ითვლება:
- დიდი პროცესები: „ახალი თანამშრომლის აყვანა“, „პროდუქტის ბაზარზე გაშვება“, „ყოველთვიური ფინანსური რეპორტინგი“.
- ყოველდღიური ამოცანები: „ხარჯების დადასტურება“, „კონტენტის გამოქვეყნება სოციალურ ქსელში“, „კლიენტის მოთხოვნის დამუშავება“.
- ფარული პროცესები: „ის შეხვედრა, რომელსაც ყველა ესწრება, მაგრამ არავინ იცის, რატომ“, „ის Excel ფაილი, რომელსაც ყველა ავსებს, მაგრამ არავინ იყენებს“.
პროცესების გაუმჯობესება დაგეგმე იტერაციების მიხედვით
პროცესების დალაგება ერთ დღეში არ ხდება. პროცესი დაყავით მართვად ეტაპებად.
იტერაცია #1: ანალიზი და პრიორიტეტები. ამ ეტაპის მიზანია, თქვენი ბექლოგიდან ამოარჩიოთ 1-2 ყველაზე „მტკივნეული“ ან არაოპტიმალური პროცესი. დაშალეთ ის ნაწილებად. დაუსვით კითხვა თითოეულ ნაბიჯს:
- რა ღირებულებას ქმნის ეს?
- რა მოხდება, თუ ამას აღარ გავაკეთებთ?
- იყავით დაუნდობლად გულწრფელი.
სპრინტი #2: მოქმედება: ანალიზის შემდეგ, დროა, გადაწყვეტილება მიიღოთ. გამოიყენეთ სამი ძირითადი სტრატეგია:
- აღმოფხვრა (Eliminate): თუ პროცესის ნაწილი ღირებულებას არ ქმნის, უბრალოდ მოიშორეთ. ეს ყველაზე სწრაფი გზაა ეფექტურობისკენ.
- ავტომატიზაცია (Automate): თუ ამოცანა რუტინული და განმეორებადია, გადააბარეთ ის ტექნოლოგიას. გაათავისუფლეთ თქვენი გუნდი ადამიანური საქმისთვის.
- გაერთიანება (Consolidate): თუ რამდენიმე ნაბიჯი ან როლი ერთსა და იმავე მიზანს ემსახურება, გააერთიანეთ ისინი. შეამცირეთ ზედმეტი რგოლები.
სპრინტი #3: ჩართეთ გუნდი და გაზომეთ შედეგი. არავინ იცის პროცესის ხარვეზები უკეთ, ვიდრე ადამიანებმა, ვინც მას ყოველდღიურად ეხება. ჰკითხეთ მათ, რა მუშაობს და რა – არა. ცვლილებების დანერგვის შემდეგ კი გაზომეთ შედეგი: შემცირდა დრო? გაიზარდა პროდუქტიულობა? გახდა პროცესი უფრო გამჭვირვალე?
იყავით მოქნილები – მთავარია ღირებულება და არა იდეალური გეგმა
Agile-ის მთავარი ხიბლი ცვლილებებთან ადაპტაციის უნარია. ჩვენს შემთხვევაშიც ასეა.
შეიძლება, პროცესის გამარტივებისას ახალი, უკეთესი გზა აღმოაჩინოთ. ნუ შეგეშინდებათ ექსპერიმენტების. მთავარია, ყოველი ცვლილება საბოლოო მიზანს ემსახურებოდეს – შექმნას მეტი ღირებულება ნაკლები ძალისხმევით.
